OZNÁMENIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Oznámenie o spracúvaní osobných údajov 
pre zákazníkov spoločnosti KOHIPRES, spol. s r. o.,
zmluvných partnerov, ich zamestnancov a zástupcov 
(ďalej aj „oznámenie“)
 
v súlade s čl. 13 a 14 Nariadenia EP a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES („Nariadenie“ alebo „GDPR“)
 
 
I.     Kto je prevádzkovateľom a kde sa na nás môžete obrátiť?
Tieto podmienky vysvetľujú, akým spôsobom spracúvame pri predaji nášho tovaru a poskytovaní našich služieb vaše osobné údaje, najmä aké osobné údaje budeme spracúvať, akým spôsobom, prečo ich spracúvame a komu sú osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené.
Naše podmienky ochrany osobných údajov sa vzťahujú na každého, kto nás kontaktuje  za účelom poskytnutia ponuky, objedná si naše produkty alebo navštívi našu webstránku. Tieto podmienky ochrany osobných údajov sú určené aj našim zmluvným partnerom, ktorí nám dodávajú tovary, služby alebo práce, ich zamestnancom a zástupcom.
Vaše údaje spracúvame vždy iba v rozsahu, v ktorom ich nevyhnutne potrebujeme pre daný účel spracúvania. Vo väčšine prípadov ide iba o vaše kontaktné a identifikačné údaje. V prípade zákazníkov ide o ďalšie údaje, ktoré získavame v súvislosti s predajom tovaru a poskytovaním služieb.
Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť KOHIPRES, spol. s r. o., so sídlom 908 65 Mokrý Háj 708, tel. +421910 910 596.     
 
V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov alebo prijatia a vybavenia žiadostí dotknutých osôb neváhajte kontaktovať zodpovednú osobu, ktorou je Petra Kosíková, na  e-mailovej adrese: info@atelierknihy.sk.  
Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov („GDPR”), ktoré upravuje aj vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami zákona o ochrane osobných údajov, ktoré sa na nás vzťahujú, ako aj ďalšími predpismi.
 
 
II.     Prečo spracúvame osobné údaje? Osobné údaje potrebujeme spracúvať, aby sme boli schopní plniť naše povinnosti:
- zo zmluvných vzťahov s našimi zákazníkmi a zmluvnými partnermi,
- z oprávnených záujmov, ktoré sledujeme
- z právnych predpisov.
 
Čo to znamená konkrétne?
a) Vaše osobné údaje spracúvame v prípade, ak nás kontaktujete s dopytom našich tovarov a služieb. V tom prípade nám poskytujete zväčša vašu e-mailovú adresu, meno, priezvisko, telefónny kontakt a obsah vašej požiadavky. Tieto údaje potrebujeme spracúvať po nevyhnutnú dobu na vybavenie vašej požiadavky. Pokiaľ sa na predaji alebo spolupráci nedohodneme, vaše údaje budeme spracúvať najdlhšie jeden mesiac od našej poslednej komunikácie, následne ich zlikvidujeme. Tieto údaje spracúvame na základe plnenia predzmluvných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). V prípade, ak nám poskytnete súhlas s ponechaním vašich údajov v našej databáze na účely zasielania zaujímavých ponúk, budeme vaše údaje spracúvať na základe čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
 
b) Vaše osobné údaje potrebujeme spracúvať aj v prípade, ak sa následne stanete našim zákazníkom a dohodneme sa, že vám doručíme tovar alebo poskytneme službu, alebo naopak, stanete sa dodávateľom tovarov, služieb alebo prác pre našu spoločnosť. V tomto prípade budeme spracúvať vaše kontaktné, transakčné a fakturačné údaje, ako aj komunikáciu a podklady, ktoré ste nám poskytli na účely dodania tovaru, služieb alebo prác. Tieto údaje potrebujeme spracúvať, aby sme vám mohli poskytnúť našu službu, dodať náš tovar, fakturovať ho, resp. uchovať doklady na daňové účely. Rovnako ich potrebujeme v prípade, ak si u vás objednávame tovar, práce alebo služby. Tieto údaje uchovávame počas doby poskytovania služieb a po dobu, ktorú od nás vyžadujú právne predpisy (väčšinou počas 10 rokov od posledného dodania tovaru, v zmysle daňových predpisov). Tieto údaje spracúvame na základe plnenia zmluvných povinností (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) alebo na účely splnenia zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).
 
c) Vaše osobné údaje potrebujeme spracúvať aj v prípade, ak sa rozhodnete stať našim registrovaným zákazníkom a na tento účel nám umožníte spracúvať osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, emailová adresa, telefón, fakturačná, resp. doručovacia adresa a heslo k účtu. Na základe registrácie vzniknú ďalšie osobné údaje, ktoré môžete využiť na účely spravovania vašich nákupov prostredníctvom nášho e-shopu, najmä: vaše osobné údaje spracúvané našou spoločnosťou, prehľad vašich objednávok, platieb, daňových dokladov, zálohových faktúr, dobropisov, dodacích listov, dokladov k prijatej platbe, zliav, hodnotení tovarov. Tieto údaje spracúvame na právnom základe plnenia zmluvnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
 
d) Ak si ako adresát zásielky zvolíte možnosť doručenia tovaru prostredníctvom naše zmluvnej prepravnej spoločnosti, spracúva vybraná spoločnosť vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o vašich objednávkach za účelom prepravy a sledovania vašej zásielky. Poskytovateľ týchto služieb sa zvyčajne považuje za samostatného prevádzkovateľa vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov, ktoré sú potrebné na poskytnutie služby ako takej (napr. adresa doručenia zásielky a transakčné údaje). Prenos osobných údajov od prevádzkovateľa e-shopu poskytovateľovi prepravných služieb sa považuje za poskytnutie informácií medzi dvoma prevádzkovateľmi. Keďže však naša spoločnosť ponúka konkrétnu prepravnú spoločnosť ako jediný spôsob dopravy, určuje tak účel, podmienky zmluvy, zmluvné dojednania a prostriedky spracúvania osobných údajov zákazníka na dodanie tovaru. Prepravná spoločnosť spracúva osobné údaje zákazníka v mene našej spoločnosti na právnom základe uzatvorenej zmluvy s dotknutou osobou. Doručovateľ je preto v postavení nášho sprostredkovateľa.
Podrobnejší prehľad našich účelov a právnych základov nájdete nižšie.
 
 
III.     Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvame osobné údaje? 
 
Účel spracúvania osobných údajov
Právny základ
Predaj tovaru a poskytovanie služieb:
  • predaj tovaru prostredníctvom e-shopu: vybavenie objednávky a následné uskutočnenie platby,
  • zabezpečenie doručenia tovaru na miesto dodania určené zákazníkom,
  • vybavenie reklamácie,
  • organizácia workshopov (knihársky kurz) a poskytovanie účasti na nich.
¹Plnenie zmluvných a zákonných  povinností (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR), ²Prevažujúce oprávnené záujmy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), resp. ³súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) 
Marketingové a PR účely:
  • vykonávanie prieskumov a nadväzujúcich analýz za účelom použitia získaných dát na určovanie následnej marketingovej a obchodnej stratégie,
  • zasielanie obchodných ponúk (zliav, resp. noviniek) s cieľom podporiť ich predajnosť,
  • vernostný program,
  • zvyšovanie kvality v oblasti predaja tovaru a poskytovania služieb,
  • organizácia súťaží (evidencia, výber výhercov a odovzdanie výhry),
  • vyhotovovanie a použitie fotografií účastníkov workshopu. 
¹Prevažujúce oprávnené záujmy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), ²Súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) 
Poskytovanie služieb a podpory zákazníkom online:
  • zákaznícka podpora a optimálne fungovanie webstránok,
  • bezpečnosť,
  • meranie návštevnosti webstránok, e-shopu.
¹Prevažujúce oprávnené záujmy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR),
²Plnenie zákonnej povinnosti,
(čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
Účtovné a daňové účely
(uchovanie daňových dokladov pre potreby správy daní)
Splnenie zákonnej povinnosti
(čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov
(právna agenda)
Oprávnený záujem
(čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
Vybavovanie podnetov, reklamácií, žiadostí a sťažností
Splnenie zákonných povinností
čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR)
Štatistické účely
Právny základ pôvodných účelov v zmysle čl. 89 GDPR
Archivácia
Splnenie zákonných povinností
čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), resp. právny základ pôvodných účelov v zmysle čl. 89 GDPR
 
 
IV.     Aké sú kategórie príjemcov osobných údajov? Kto sú naši sprostredkovatelia?
Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté/sprístupnené príjemcom, ktorí majú postavenie samostatných prevádzkovateľov, a ktorým sme vaše osobné údaje oprávnení poskytnúť/sprístupniť na základe všeobecne záväzných právnych predpisov. Ide o tieto subjekty:
  • súdy a orgány činné v trestnom konaní, 
  • iné oprávnené subjekty v zmysle príslušného všeobecne záväzného právneho predpisu. 
 
Zmluvní partneri, ktorí spracúvajú osobné údaje v našom mene, sú našimi sprostredkovateľmi. Pri spracúvaní sa riadia našimi pokynmi. Vždy sa vopred uisťujeme, že konkrétny sprostredkovateľ je pre nás vhodný na poskytnutie konkrétnej služby, najmä či poskytuje dostatočné garancie bezpečného a legálneho spracúvania údajov.  Sprostredkovateľom poskytujeme iba osobné údaje v rozsahu, ktorý je absolútne nevyhnutný.
V súčasnosti sú našimi sprostredkovateľmi poskytovatelia účtovných služieb, právnych služieb, poskytovatelia IT a softvérovej podpory, konkrétne spoločnosť Shoptet a. s., Dvořeckého 628/8, 169 00  Praha 6, ČR, IČ: 28935675  a prepravná spoločnosť Slovak Parcel Service s.r.o., Senecká cesta 1, 900 28  Ivanka pri Dunaji, SR, IČO: 31329217.
Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín (t. z. krajín mimo EÚ, Nórska, Islandu a Lichtenštajnska) realizujeme len v nevyhnutných prípadoch, a to vždy v súlade s požiadavkami GDPR. Podrobnejšie informácie sú vám k dispozícii v dokumente: Informácie o používaní súborov cookies.
 
 
V.     Ako o vás získavame osobné údaje?
Vaše osobné údaje získavame priamo od vás v rámci predzmluvných vzťahov alebo od osôb, ktoré dobrovoľne poskytli spoločnosti svoje osobné údaje a udelil jej súhlas na ich spracúvanie (e-mailom,  prostredníctvom webovej stránky a pod.).
 Na účely uvedené v bode III. tohto oznámenia budeme spracúvať nasledovné osobné údaje:
  • titul, meno a priezvisko, adresu, bankové spojenie;
  • transakčné údaje;
  • vaše zákaznícke preferencie;
  • lokalizačné údaje, napr. adresa miesta doručenia tovaru;
  • iné osobné údaje, ktoré potrebujeme nevyhnutne spracúvať v súlade s účelmi podľa bodu III. tohto oznámenia.
 
V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov zákazníkom, jeho zamestnancom alebo zástupcom, môže mať vplyv na našu schopnosť poskytnúť zákazníkovi našu službu alebo dodať tovar. V prípade, ak s vami uzatvárame zmluvu o dodaní tovaru, poskytnutí služieb alebo prác, môže byť poskytnutie vašich osobných údajov zmluvnou povinnosťou, najmä v súvislosti s dostatočnou identifikáciou zmluvných strán alebo komunikáciou medzi zmluvnými stranami. Rozhodnutie uzatvoriť zmluvu alebo vstúpiť do rokovania o zmluve je dobrovoľné, avšak ich neposkytnutie môže mať za následok neuzavretie zmluvy o poskytnutí služby, dodaní tovaru alebo neobjednanie požadovanej služby alebo prác z našej strany. 
 
 
VI.     Aké sú kategórie osobných údajov, ktoré spracúvame?
Spracúvame iba bežné kategórie osobných údajov, najmä:
  • identifikačné a kontaktné údaje zákazníka alebo iných osôb v rámci zmluvných vzťahov,
  • údaje o histórii objednaných tovarov a služieb a komunikácie so zákazníkom.
 
 
VII.     Aké automatizované individuálne rozhodovania vykonávame? 
Na účely marketingu môžeme využívať profilovanie, teda automatizované spracúvanie osobných údajov, ktoré hodnotí aspekty vzťahujúce sa k zákazníkovi, a ktoré nám následne umožňuje vytvoriť ponuku produktov alebo služieb prispôsobenú zákazníkovi, najmä podľa nákupnej histórie zákazníka. Zasielanie obchodných ponúk však adresát môže  odmietnuť kedykoľvek a zdarma prostredníctvom odkazu v e-mailovej správe.
Pri profilovaní zákazníka sú využívané údaje získané našou spoločnosťou na základe využívania našich produktov a služieb zákazníkom. Tieto údaje spoločne slúžia na vytvorenie profilu zákazníka. Na základe profilu zákazníka je zákazníkovi vytvorená a doručená taká ponuka produktov a služieb, ktorá je individualizovaná a personalizovaná na jeho potreby.
Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie prijaté na základe výlučne automatizovaného individuálneho rozhodovania (tzn. algoritmické rozhodnutie počítačového programu bez ľudského zásahu) vrátane profilovania a tiež má právo požadovať vhodné opatrenia z našej strany (napr. ľudský zásah, možnosť vyjadrenia svojho stanoviska alebo právneho napadnutia daného rozhodnutia).
 
 
VIII.    Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní osobných údajov?
Pri spracúvaní osobných údajov sledujeme nasledovné oprávnené záujmy:
 
ÚČEL SPRACÚVANIA
 SLEDOVANÉ OPRÁVNENÉ ZÁUJMY
Právne a zmluvné účely
 zmluvy, právne záležitosti, GDPR
Marketingové a PR účely
zvyšovanie povedomia a dobrého mena (PR)
priamy marketing.
 
 
IX.     Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Osobné údaje týkajúce sa zákazníkov, ich zamestnancov alebo zástupcov uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu zákazníka, zamestnanca alebo zástupcu ako dotknutej osoby najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Z tohto dôvodu sme vymedzili nasledovné všeobecné doby uchovávania:
 
ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
VŠEOBECNÁ LEHOTA UCHOVÁVANIA ÚDAJOV
Právne a zmluvné účely 
Počas trvania zmluvného vzťahu so zákazníkom a následne 10 rokov od jeho skončenia.
Účtovné a daňové účely 
10 rokov nasledujúcich po roku vzniku účtovného dokladu obsahujúceho osobné údaje.
Marketingové a PR účely 
Do jedného roka odo dňa začatia spracúvania, počas lehoty uvedenej v poskytnutom súhlase, resp.
do jeho odvolania.
 
 
X.     Aké práva máte ako dotknutá osoba?
Na ochrane vašich osobných údajov nám záleží, a preto sa usilujeme o ich zabezpečenie prostredníctvom opatrení, ako aj prostredníctvom možnosti kedykoľvek uplatniť práva dotknutej osoby podľa GDPR prostredníctvom elektronickej žiadosti.
 
Zákazník, resp. iná dotknutá osoba, má právo:
  • namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré spracúvame na právnom základe oprávnených záujmov. 
  • kedykoľvek odvolať udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov, čím nie je dotknutá zákonnosť spracúvania osobných údajov na základe súhlasu pred jeho odvolaním.
 
Ako dotknutá osoba máte právo žiadať od našej spoločnosti ako prevádzkovateľa
  • prístup k osobným údajom, ktoré sa vás týkajú, a právo získať potvrdenie o tom, či o vás spracúvame osobné údaje, a ak áno, aké osobné údaje spracúvame, na aký účel, po akú dobu a ďalšie podrobnosti týkajúce sa najmä prevádzkovateľov, sprostredkovateľov a iných subjektov, ktorým môžu byť tieto údaje poskytnuté;
  • opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov podľa čl. 16 GDPR,
  • vymazanie osobných údajov, ktoré spracúvame,  podľa čl. 17 GDPR. O výmaz vašich osobných údajov môžete žiadať až po uplynutí lehôt uvedených v bode IX. tohto oznámenia;
  • obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR, napríklad v prípade, keď ste spochybnili správnosť vašich osobných údajov, a to počas obdobia, ktoré nám umožňuje overiť ich správnosť;
  • oznámenie opravy, vymazania alebo obmedzenia údajov aj ďalším príjemcom podľa čl. 19 GDPR, 
  • odovzdanie/prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli podľa čl. 20 GDPR v štruktúrovanom strojovo čitateľnom formáte, ktoré sú spracúvané automatizovane, a ktoré sú zároveň spracúvané na základe zmluvy alebo súhlasu.
 
Tie, z týchto práv, ktoré si môžete uplatniť priamo u našej spoločnosti, si uplatníte správou elektronickej pošty (e-mailom) zaslanou na adresu elektronickej pošty uvedenú v bode I. tohto oznámenia, ktorej prílohou bude vyplnená a podpísaná žiadosť.
Aby sme mohli vašu žiadosť vybaviť a z dôvodu jednoznačnej identifikácie žiadateľa ako dotknutej osoby, sme oprávnení požadovať ďalšie dodatočné informácie.
V prípade splnenia všetkých podmienok pre vybavenie žiadosti vám odpovieme najneskôr do jedného mesiaca od doručenia vašej žiadosti. Odpoveď na vašu žiadosť je bezplatná, avšak v prípade opätovnej žiadosti rovnakého charakteru alebo zjavne neopodstatnených alebo neprimeraných požiadaviek, môžeme žiadateľovi účtovať primeraný poplatok za spracovanie žiadosti. V prípade opätovnej žiadosti rovnakého charakteru alebo zjavne neopodstatnených alebo neprimeraných požiadaviek môžeme aj odmietnuť konať na základe tejto žiadosti.
 
Každá dotknutá osoba má tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je primárne Úrad na ochranu osobných údajov.
 
Kontaktné údaje dozorného orgánu v SR:
Úrad na ochranu osobných údajov
Hraničná 12
820 07 Bratislava 27
telefón:  +421 /2 3231 3214
 
  
XI.     Zmena podmienok ochrany osobných údajov
Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré je vám naša spoločnosť povinná poskytnúť, sa môžu meniť. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť. Túto zmenu vám dáme do pozornosti oznámením na tejto webstránke.
 
KOHIPRES, spol. s r. o. 
Mokrý Háj, 14. 8. 2024